การนำเสนองานด้วยเทคโนโลยี
รูปแบบการนำเสนอข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ปัจจุบันที่นิยมใช้กันมี 1 รูปแบบ คือ
- การนำเสนอแบบ Web page เป็นรูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเทอร์เน็ต การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่าง ๆ ตลอดจน สามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบกันได้แต่ต้องใช้เวลาในการจัดทำมากกว่า รูปแบบอื่นและผู้จัดทำต้องมีความรู้ความชำนาญในโปรแกรมที่ใช้สร้างเว็บเพจ
1. สื่อความหมายได้รวดเร็ว สื่อนำเสนอที่ดีต้องสามารถสื่อความหมายให้ผู้ฟัง ผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว การออกแบบ สื่อนำเสนอในประเด็นนี้ผู้ออกแบบจะต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาสาระที่ต้องการนำเสนอ สถานที่ และเวลาที่ต้องการนำเสนอเพื่อประกอบการออกแบบสื่อ เช่น
กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็ก สื่อควรมีให้ความสำคัญกับผู้ฟังมากกว่าเนื้อหา สามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่
กลุ่มเป้าหมายที่มีลักษณะโต้ตอบ เช่นการนำเสนอทางวิชาการ การบรรยาย หรือฝึกอบรม สื่อนำเสนอควรให้ ความสำคัญกับเนื้อหารวมทั้งยังสามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อ มาใช้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน
กลุ่มเป้าหมายเฉพาะกิจ เช่นผู้บริหาร นักวิชาการ สื่อนำเสนอจะต้องให้ความสำคัญกับเนื้อหาและตัว ผู้นำเสนอเป็นสำคัญเนื้อหาควรมุ่งเฉพาะเป้าหมายของการนำเสนอ ไม่เน้น Effect มากนัก
กลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่ การนำเสนอมักใช้ความสำคัญกับผู้บรรยายมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ดังนั้น สื่อนำเสนอไม่ควรเน้นที่ Effect แต่ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษร สีตัวอักษร และลักษณะของสีพื้นสไลด์
2. เนื้อหาเป็นลำดับ สื่อนำเสนอที่ดีควรมีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นลำดับ มีระเบียบ ดูง่าย ไม่สับสนสิ่งที่ จะช่วยให้การออกแบบสื่อนำเสนอที่ต้องการจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นระเบียบ และดูง่าย คือ
2.1 รูปแบบเนื้อหา สื่อนำเสนอแต่ละสไลด์ ควร
หลีกเลี่ยงการนำเสนอแบบย่อหน้า หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ควรใช้ เทคนิคการเน้นแนวคิดหลัก( Main Idea) ในแต่ละย่อหน้าด้วยสีที่โดดเด่น เช่น พื้นหลัง สีขาว ตัวอักษรสีดำ ควรเน้นแนวคิดหลัก ( Main Idea)ด้วยสีแดงเป็นต้น
แต่ละสไลด์เนื้อหาไม่ควรเกิน 6 – 8 บรรทัด
ควรสรุปเนื้อหาให้เป็นหัวเรื่อง (Title) และหัวข้อ(Topic) หรือแนวคิดหลัก (Main Idea) 2.2 แบบอักษร การควบคุมการแสดงข้อความในแต่ละสไลด์ ควรให้ความสำคัญ กับขนาดตัวอักษร ดังนี้
หัวข้อใหญ่กำหนดขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าหัวข้อย่อย
เลือกใช้แบบอักษรที่เหมาะสม
เปลี่ยนลักษณะของตัวอักษรนั้น ใช้ตัวหนาในข้อความที่ต้องการเน้น
ใช้ช่องว่างในการจัดกลุ่มของเนื้อหา
ข้อความที่ต้องการให้อ่านก่อน ควรจัดไว้ที่ตำแหน่งมุมซ้ายบนของหน้า
พิมพ์ตัวอักษรลงกรอบที่วางแบบไว้แล้ว
ขึ้นหัวข้อก่อนแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด
ใช้สีที่แตกต่างกัน หรือตัวอักษรสีสลับกัน
3. สื่อนำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ สามารถดึงดูดสายตาของผู้ดู ผู้ฟังได้ ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป รวมถึง การเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ที่เหมาะสมประกอบ การนำเสนอ
3.1 การใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนั้น การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความน่าสนใจ ให้กับสื่อที่นำเสนอการเลือกใช้ภาพก็ควรเลือก
เลือกใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสมกันและกัน คือถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์แ ต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือก ภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกันดังนั้นจึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย
ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น
การเอียงภาพ
การเว้นช่องว่างรอบภาพ
การเปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ
ควรระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมงสนใจ พื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น ไม่น่ามอง หรืออ่านยาก
3.2 การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร สีวัตถุ และสีพื้น เช่น
เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีขาวหรือสีอ่อน ๆ สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข็มหรือสีแดงเลือดหมู
กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข็ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเห็นได้ชัด ในระยะไกลเช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน
ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด สีเหลือกสด สีเขียวสด
สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของตาราง ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้นด้วย
การเลือกใช้สีใด ๆ ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด
ไม่ควรใช้หนึ่งสี หนึ่งสไลด์ 3.3 การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ
ไม่ควรใส่ Effect มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟัง สนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ และ Effect ที่มากนี้จะเป็น การรบกวนการจดจำ การอ่าน หรือการชมอย่างรุนแรง
เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน 3 แบบ ในแต่ละสไลด์
ควรเลือกใช้ Effectแสดงข้อความที่เลื่อนจากขอบ ซ้ายมาขอบขวา ของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา เครื่องมือที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูล เครื่องมือที่ใช้การนำเสนอก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าสื่อที่นำเสนอ ดังนั้น ผู้บรรยายหรือผู้นำเสนอควรเลือกเครื่องมือในการนำเสนอให้เหมาะสมกับสื่อนำเสนอ ที่สร้างไว้ ในหัวข้อนี้จะขอแบ่งเครื่องมือที่ใช้ในการนำเสนอไว้ 2 ยุคดังนี้
1. ก่อนยุคคอมพิวเตอร์ การนำเสนอมักจะใช้เครื่องมือ 2 ชนิดคือ
1.1 เครื่องฉายสไลด์ (Slide projector) การใช้งานค่อนข้างจะยุ่งยาก เนื่องจาก ต้องใช้กล้องถ่ายรูปใส่ฟิล์มพิเศษที่ล้างออกมา แล้วเป็นภาพสำหรับฉายโดยเฉพาะและต้องนำ ฟิล์มมาตัดใส่กรอบพิเศษจึงนำมาเข้าเครื่องฉาย ได้ ข้อดี การฉายสไลด์จะได้ภาพที่สวยงาม และ ชัดเจน ข้อเสีย ต้องฉายในห้องที่ค่อนข้างมืด
1.2 เครื่องฉายแผ่นใส (Overhead projector) 00 เป็นเครื่องที่ใช้งานทั่วไปได้มากกว่าแผ่นใสที่ใช้ ตามปกติจะมีขนาดประมาณ 8 นิ้วคูณ 10 นิ้ว และมี สองแบบคือ แบบที่ใช้ปากกา(พิเศษ)เขียน กับแบบ ที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร
2. ยุคคอมพิวเตอร์ เมื่อมาถึงยุคคอมพิวเตอร์ (ปัจจุบัน) เครื่องมือในการนำเสนอผลงาน ก็เปลี่ยนไป เครื่องมือหลักที่ใช้ก็คือ
2.1 เครื่องคอมพิวเตอร์
2.2 เครื่องฉายภาพจากคอมพิวเตอร์ (Data projector)
2.3 เครื่องฉายภาพ 3 มิติ สรุปแนวคิดการออกแบบสื่อนำเสนอข้อมูล
หนึ่งความคิดต่อหนึ่งสไลด์
ไม่นำแนวคิดหลายแนวมาใส่ในสไลด์เดียว
ในแต่ละสไลด์ ควรมีหัวเรื่องประกอบ
เนื้อหาในแต่ละสไลด์ ไม่ควรเกิน 7 – 8 บรรทัด
เลือกใช้สีตัวอักษร สีภาพ และสีพื้นสไลด์ที่เหมาะสม
ข้อความภาษาอังกฤษ ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ ผสมตัวพิมพ์เล็ก
จัดลำดับเนื้อหาให้เหมาะสม
ตรวจสอบเนื้อหามีความถูกต้อง
เลือกใช้ Effect ที่เหมาะสมกับผู้ชม ผู้ฟัง
หลีกเลี่ยงการใช้สีแดง เขียว หรือเทา
ไม่ควรเลือก Effect มากกว่า 3 ลักษณะในแต่ละสไลด์
ภาพที่นำมาใช้ประกอบ ควรเป็นแนวนอนจะเหมาะสมกว่าแนวตั้ง
เตรียมสื่อไว้หลากหลายรูปแบบ
ควรระบุที่มาของเอกสารอ้างอิงให้ชัดเจน แบบทดสอบท้ายบท
ระยะเริ่มแรกที่มนุษย์ได้คิดค้นประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ที่มีลักษณะเป็นเครื่องคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ได้ถูกใช้ทำงานด้านการคำนวณทางวิทยาศาสตร์เป็นส่วนใหญ่แล้วจึงนำมาใช้เก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลทางด้านธุรกิจในเวลาต่อมา ระยะแรกนี้เรียกว่าระยะการประมวลผลข้อมูล (data processing age) ข้อมูลที่ได้มาจะต้องผ่านการประมวลผลให้ได้เป็นสารสนเทศก่อน จึงนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ วิธีการประมวลผลข้อมูลจะเริ่มตั้งแต่การรวบรวมจัดเก็บข้อมูล เมื่อได้ข้อมูลแล้วต้องได้รับการตรวจสอบความถูกต้อง แบ่งกลุ่มจัดประเภทของข้อมูล เช่น ข้อมูลตัวอักษรซึ่งเป็นชื่อหรือข้อความก็อาจต้องมีการเรียงลำดับ และข้อมูลตัวเลขก็อาจต้องมีการคำนวณ จากนั้นจึงทำสรุปได้เป็นสารสนเทศออกมา ถ้าข้อมูลที่นำมาประมวลผลมีจำนวนมากจนเกินความสามารถของมนุษย์ที่จะทำได้ในเวลาอันสั้น ก็จำเป็นจะต้องนำคอมพิวเตอร์มาช่วยเก็บและประมวลผล เมื่อข้อมูลอยู่ภายในคอมพิวเตอร์ การแก้ไขหรือเรียกค้นสามารถทำได้ง่ายและสะดวก ขณะเดียวกันการทำสำเนาและการแจกจ่ายข้อมูล ก็สามารถดำเนินการได้ทันทีงานที่เกิดขึ้นจากการประมวลผลข้อมูลมักเก็บในลักษณะแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น การทำบัญชีเงินเดือนของพนักงานในบริษัท ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานที่เก็บในคอมพิวเตอร์จะรวมกันเป็นแฟ้มข้อมูลที่ประกอบด้วยชื่อพนักงาน เงินเดือน และข้อมูลสำคัญอื่น โปรแกรมคอมพิวเตอร์จะเรียกแฟ้มเงินเดือนมาประมวลผลและสรุปผลรวมยอดขั้นตอนการทำงานจะต้องทำพร้อมกันทีเดียวทั้งแฟ้มข้อมูล ที่เรียกว่า การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)แต่เนื่องจากระบบงานที่เกิดขึ้นภายในองค์การค่อนข้างซับซ้อน เช่น รายได้ของพนักงานที่ได้รับในแต่ละเดือน อาจไม่ได้มาจากอัตราเงินเดือนประจำเท่านั้น แต่อาจมีค่า นายหน้าจากการขายสินค้าด้วย ในลักษณะนี้แฟ้มข้อมูลการขาย จะสัมพันธ์กับแฟ้มข้อมูลเงินเดือน และสัมพันธ์กับแฟ้มข้อมูลอื่นๆ เช่น ค่าสวัสดิการ การหักเงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายต่างๆ ระบบข้อมูลจะกลายเป็นระบบที่มีแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มเชื่อมสัมพันธ์กัน และโปรแกรมคอมพิวเตอร์เรียกแฟ้มข้อมูลเหล่านั้นมาจัดการให้เป็นไปตามที่ต้องการ ระบบนี้เรียกว่า ระบบฐานข้อมูล (database system)